L'écran Liste des fascicules affiche une ligne pour chaque fascicule numéroté. Les fascicules listés dans la liste sont accessibles à toutes les cotes de rangement de ce titre. Les colonnes Exes reçus et Exes avec CB reflètent le statut de chaque fascicule de la cote de rangement sélectionnée.

Une notice bibliographique abrégée s'affiche au-dessus de la liste. Ces données sont inaccessibles et incluent les zones du profil de groupe/élément !Serials.

Sous ces données bibliographiques, s'affiche une liste qui contient une ligne pour chaque fascicule défini pour ce type de publication.

Colonnes sur l'écran

Numérotation – énumération et chronologie du fascicule.

Exes reçus – nombre d'exemplaires reçus pour la cote de rangement sélectionnée. Si le type de publication est attaché aux abonnements, vous ne pouvez pas recevoir de fascicules. La colonne est mise à jour soit par le bulletinage ou en créant un exemplaire avec code-barres. Vous pouvez saisir cet écran et trouver que les exemplaires reçus sont supérieurs aux codes-barres. Cela s'explique par le fait que les fascicules ne sont pas forcément exemplarisés.

Exes avec CB – nombre d'exemplaires avec code-barres pour la cote de rangement sélectionnée.

Options sur l'écran

Ajouter fascicule [I] – utiliser cette option si le fascicule à recevoir n'existe pas déjà. Ce bouton est désactivé si le type de publication courant est lié à un abonnement. S'il est actif, le système affiche l'écran Ajouter/modifier fascicule. Référez-vous à la section 311.3.2.3.

Sélection pour code-barres [*] – sélectionner un des fascicules puis utiliser cette option pour réceptionner et exemplariser le fascicule de la cote de rangement sélectionnée. Si le fascicule est déjà réceptionné, le système attachera simplement le code-barres. Utiliser cette option pour exemplariser des fascicules de périodiques ou des multivolumes. Référez-vous à Ajouter code-barres ci-dessous.

Recevoir fascicule [R*] – sélectionner un des fascicules puis utiliser cette option pour réceptionner (mais sans exemplariser) ce fascicule pour la cote de rangement sélectionnée. Si le type de publication est attaché à des abonnements, vous ne pouvez pas recevoir des fascicules. Référez-vous à Ajouter code-barres ci-dessous.

Modifier fascicule [N*] –  sélectionner un des fascicules puis utiliser cette option pour modifier l'énumération du fascicule sélectionné. Référez-vous à la section 311.3.2.3.

Déplacer fascicule [M] – utiliser cette option pour modifier l'ordre des fascicules dans la liste. Référez-vous à la section 311.3.5.

Ajouter code-barres

Sélectionner un des fascicules de l'écran Liste des fascicules et choisir l'icône Sélection pour code-barres. Le système affiche l'écran Saisir un nouvel exemplaire.

Zones sur l'écran

Collection – Cette zone contient une liste -sous forme de menu déroulant- des collections (pour la cote de rangement courante) auxquelles vous pouvez attacher ce code-barres. Pour chaque collection de la liste, le système affiche un numéro (qui commence par 1 pour l'identification unique) suivi d'un numéro d'exemplaire (depuis l'écran de la collection générale), le statut de reliure (relié vs non relié), le statut de réception (reçu vs non reçu). Le système inclut également une entrée qui est vide. Utiliser cette entrée pour commencer une nouvelle collection.

Par exemple,

Sélectionner 2 pour réceptionner et exemplariser le fascicule qui appartient à la collection reliée.

Sélectionner 4 si vous exemplarisez un fascicule déjà reçu dans les Périodiques.

Sélectionner 5 pour réceptionner et exemplariser le fascicule pour une nouvelle collection complète pour la cote de rangement courante.

Après la saisie du code-barres, sélectionner la collection, la nature d'ouvrage, etc. et faire  OK pour exemplariser. Si le fascicule n'a pas été précédemment réceptionné, il s'affichera comme reçu et exemplarisé. Le système revient à l'écran Liste des fascicules.

La zone du numéro d'inventaire sur l'écran est protégée (vous n'êtes pas autorisée à rentrer une donnée dans cette zone directement). Vous devez utiliser le bouton Generer N^o d'inventaire pour générer un numéro d'inventaire, qui affichera dès lors un écran de saisie :

Numéro d'inventaire – La liste déroulante qui contient les codes des tranches de numéros d'inventaire définis dans l'AFO 469-Numéro d'inventaire. Vous pouvez sélectionner une entrée à partir de cette liste, taper un nombre dans la zone texte libre ou laisser la zone vide. Si le nombre rentré est dans la liste, le système génère le prochain numéro contenu appartenant à la tranche sélectionnée. Si le nombre rentré n'est pas un code ou s'il est un doublon (déjà trouvé dans l'index), le système affichera un message d'avertissement.
 Vous pouvez choisir d'insérer une note lorsque vous ajoutez un numéro d'inventaire. Lorsque vous saisissez un nouveau numéro d'inventaire, ajouter ‘.-‘ (date en minuscules) suivi de la note. Cela générera le prochain numéro d'inventaire et ajoutera la zone note à la fin du numéro généré.

Recevoir fascicules

Sélectionner un des fascicules depuis l'écran Liste des fascicules et choisir l'icône Recevoir fascicule pour réceptionner (mais sans exemplariser) le fascicule. Le système affiche l'écran Recevoir volume.

Zones sur l'écran

Numérotation – énumération et chronologie du fascicule. Non modifiable.

Exes à recevoir – saisir le nombre d'exemplaires du fascicule à réceptionner pour la cote de rangement courante.

Localisations – sélectionner les collections à réceptionner. La liste contient les collections pour la cote de rangement courante qui n'ont pas reçu ce fascicule spécifique (i.e. v.3). Si une collection est contrôlée par un abonnement, elle ne sera pas incluse dans la liste. Une entrée vide sera également incluse dans la liste pour réceptionner le fascicule d'une nouvelle collection complète.

Pour chaque collection de la liste, le système affiche un numéro (qui commence par 1 pour l'identification unique) suivi d'un numéro d'exemplaire (depuis l'écran de la collection générale), le statut de reliure (relié vs non relié), le statut de réception (reçu vs non reçu).

Quand vous faites OK, le système vérifie si la valeur saisie dans Exes à recevoir correspond au nombre de collections sélectionnées. Si aucune différence n'est trouvée, le système marque le fascicule comme reçu pour la collection.

111.6.1.6 Liste de cotes[//]

Une fois toutes les informations ajoutées, le système revient à Liste de cotes.

Colonnes sur l'écran

Type: les natures d'ouvrage des exemplaires qui appartiennent à cette cote de rangement.

Cote de rangement: la cote de rangement complète des exemplaires qui appartiennent à cette cote de rangement.

Collections: le nombre de collections liées à cette cote de rangement.

Options sur l'écran

Ajouter cote de rangement [I] – Sélectionner cette option pour ajouter une nouvelle cote de rangement. Référez-vous à la section 111.6.1.1.

Choisir numéro. [*] – Sélectionner une cote de rangement puis choisir cette option pour modifier les informations sur l'exemplaire.. Voir section 111.6.1.2.

Supprimer cote de rangement [S*]  - Sélectionner une cote de rangement puis choisir cette option pour supprimer la cote de rangement. Cette suppression n'est possible si aucune collection n'est liée à la cote de rangement.

Modifier nature d´ouvrage [A*] – Sélectionner une cote de rangement puis cette option pour modifier la nature d'ouvrage. Sélectionner la nature d'ouvrage depuis la liste.

Note

Cette modification de nature d'ouvrage est effectuée sur TOUS les exemplaires liés à cette cote de rangement.

Changer d´institution/localisation: pour afficher les exemplaires d'une autre institution/localisation (le système peut être configure pour que seuls les exemplaires de l'institution/localisation courante soient affichés initialement).

Modifier type publication: cette option n'est disponible que dans certaines circonstances.

Fusionner cote de rang. [W] – Si vous sélectionnez cette option un écran de saisie s'affiche. Dans la zone De cote de rangement saisir le numéro de ligne de la cote de rangement qui contient les données d'exemplaire à déplacer. Dans la zone Vers cote de rangement, saisir le numéro de ligne qui contient la cote de rangement vers laquelle les données d'exemplaire doivent migrer.

Note

Vous déplacerez TOUTES les données de cette cote de rangement vers la nouvelle cote de rangement. La cote de rangement à partir de laquelle vous déplacez les collections (elle n'est donc plus liée à aucune donnée) est automatiquement supprimée.

111.6.1.7 Déplacement de fascicules exemplarisés d'une localisation à une autre [//]

Sélectionner l'icône Ajouter-afficher exemplaires depuis l'écran Notice complète. Le système affiche l'écran Résumé exemplaire. Sélectionner un des exemplaires et le système affiche l'écran Saisir les détails d´exemplaire. Sélectionner la zone Localisation et le système affiche l'écran Localisation.

Collection –  Cette zone contient une liste -sous forme de menu déroulant- des collections (pour la cote de rangement courante) auxquelles vous pouvez attacher ce code-barres. Si l'exemplaire a été réceptionné via le contrôle des Périodiques, vous ne verrez qu'une seule collection dans la liste. Pour chaque collection de la liste, le système affiche un numéro (qui commence par 1 pour l'identification unique) suivi d'un numéro d'exemplaire (depuis l'écran de la collection générale), le statut de reliure (relié vs non relié), le statut de réception (reçu vs non reçu). Le système inclut également une entrée qui est vide. Utiliser cette entrée pour commencer une nouvelle collection.

Si vous souhaitez déplacer l'exemplaire vers une autre cote de rangement de ce titre, utiliser soit le bouton Chercher cote ou Ajouter cote si la cote de rangement que vous déplacez existe pour ce titre  En fonction de l'option choisie, le système affichera à nouveau l'écran Localisation avec la nouvelle cote de rangement sélectionnée.

Maintenant faire OK pour déplacer l'exemplaire vers une nouvelle cote de rangement.

111.6.2 Type bibliographique 2[//]

Le système procède comme les notices liées au type de publication 4.

111.6.3 Type bibliographique 3[//]

Quand vous choisissez le type 3, il n'est pas possible d'utiliser l'option Ajouter-afficher exemplaires pour ajouter des exemplaires. Dans ce cas, le message suivant s'affichera :

Vous pouvez cependant ajouter une cote de rangement de façon classique (voir la section 111.5.2). Par la suite, le système n'affichera pas l'écran qui permet d'introduire l'état de collection. Voir la section 111.6.1.1 pour plus d'informations.

111.6.4 Type bibliographique 5[//]

Le système procède comme les notices liées au type de publication 3.

111.6.5 Type bibliographique 6[//]

La grille des notices du type de publication 6 est une partie du catalogage analytique . Elles sont conçues comme des parties constitutives et par conséquent vous ne pouvez pas ajouter d'exemplaires aux notices de type 6. Il est possible de paramétrer des liens entre d'autres types de notices, ainsi vous pouvez ajouter un exemplaire à des notices « filles ».

Voir l'aide générale sur le catalogage analytique pour plus d'information y compris le paramétrage et des exemples.

Remarque importante

Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les formats Smart et Unimarc. Elle n'est pas compatible avec Marc21.

Les notices qui ont un lien vers une ou plusieurs entrées analytiques, possèdent une option supplémentaire, Lier descriptions analytiques sur l'écran de la notice complète :

Après la sélection de cette option un nouvel écran s'affiche :

Options sur l'écran

Modifier:.Sélectionnez une ligne puis cette option pour modifier l'entrée. Consulter les sections sur l'ajout et les liens d'entrées dans l'aide générale sur le catalogage analytique pour plus d'information.

Supprimer: Sélectionnez une ligne puis cette option pour supprimer une entrée. Le système demandera une confirmation.

Créer analytiques: Cliquez sur cette option pour créer une nouvelle notice liée à la notice maître. Voir l'aide générale sur le catalogage analytique pour plus d'information.

Lier analytiques existants: Cliquez sur cette option pour créer un lien avec une notice existante. Voir l'aide générale sur le catalogage analytique pour plus d'information.

Supprimer tout: Cette action supprimera toujours la notice maître et détruira les entrées analytiques dans la mesure où elles n'ont pas de relations avec d'autres notices analytiques ; un avertissement s'affiche.

Copier notice dans panier: Sélectionnez une ou plusieurs entrées analytiques puis cliquez sur cette option pour les placer dans un panier.

Attention

L'option Lier descriptions analytiques n'est disponible que pour les notices dont la création est basée sur un modèle qui a un lien vers un autre modèle pour le catalogage analytique.